7 claves para la gestión del feedback

El feedback, quizás, es uno de los puntos más críticos cuando de gestión de personas se trata. Es un elemento fundamental de las formaciones de liderazgo y es de los factores más sensibles para los/las trabajadores/as, y es que estamos frente a una situación que parece que pueda resolverse con una simple conversación entre jefe/a y trabajador/a, pero la realidad nos dice que es más bien un entramado de elementos que necesitan de una exquisita planificación, asertividad y empatía para que tenga los efectos deseados para ambas partes.

Pero,

¿Qué es el feedback?

Denominamos feedback al hecho de ofrecer información sobre el resultado de un proceso o de una parte concreta de una tarea a aquellas personas que la han ejecutado. Un procedimiento que puede darse después de realizar una evaluación de desempeño o también como parte de un proceso habitual de retroalimentación y en el que se incluyen sugerencias, comentarios y otras métricas.

Su propósito será siempre el de aportar información para reforzar la relación entre el trabajador/a y la empresa, así como garantizar la consecución de objetivos.

En este sentido, el feedback es crucial para el crecimiento de la productividad en las empresas y para el desarrollo personal y profesional de sus trabajadores/as, permitiéndoles mejorar, detectar fallos y puntos fuertes. Sin embargo, en algunos casos los líderes no dan el suficiente feedback, y a la hora de transmitir el mensaje lo realizan de manera incorrecta, enfocándose solo en los aspectos negativos.

Este proceso de retroalimentación, si se ejecuta bien, tiene la capacidad de fortalecer las relaciones del/la líder con su equipo ya que implica una interacción basada en una comunicación fluida y respetuosa que busca llegar a acuerdos para incidir de manera positiva en el desarrollo y la mejora continua, tanto de la empresa como de sus trabajadores/as.

En primer lugar, el objetivo del feedback debe ser siempre positivo, que sirva de incentivo para mantener, reforzar o mejorar aspectos profesionales. Además, servirá para conocer mejor a la otra persona y ayudarla en su propio autoconocimiento.

En segundo lugar, es fundamental tener muy claros los objetivos por los cuales se debe dar feedback, lo que ayudará a tener una visión clara de hacia dónde enfocar el feedback y poder prepararlo correctamente. El feedback siempre tiene que ser útil.

Después de revisar la importancia del feedback y las ventajas que proporciona tanto a la empresa como a sus trabajadores/as, te ofrecemos

7 consejos sobre cómo dar feedback de una manera correcta, motivando a los/las trabajadores/as a mejorar.

1. Adopta un tono profesional

Es totalmente comprensible sentir molestia si algunos/as de los/las trabajadores/as o responsables no cumplieran con los objetivos dados debido a la mala ejecución de las tareas o incluso llegara a perjudicar la convivencia en la empresa. Cuidado con el temperamento, espera hasta que estés lo suficientemente calmado/a para emitir comentarios adecuados. No puedes esperar que las personas estén abiertas a las críticas cuando las culpan o avergüenzan. Además, asegúrate de ofrecer el feedback en privado y nunca señalar con el dedo en público.

2. Céntrate en el problema, no en la persona.

Este es uno de los puntos más importantes. El feedback no puede ser utilizado como un ataque personal para insistir en los errores y desmotivar al/la trabajador/a. Se trata de abordar los comportamientos que afectan al desempeño laboral ya que no se trata de lo que la persona es, si no de lo que la persona hace. Además, es aconsejable no generalizar, sino acompañar el mensaje con casos reales y argumentados.

3. Menciona lo positivo primero

Es importante destacar, tanto al principio como al final del feedback, los aspectos positivos realizados por la persona. Esto lo mencionamos ya que generalmente se obvia aquello que se hace bien y solo nos enfocamos en los aspectos a mejorar, provocando así que el/la trabajador/a deje de lado fortalezas que ya practica, pero que quizás aún no tiene consolidadas. Lo que deseas es que el/la trabajador/a mejore en aquello que no domina, pero manteniendo sus fortalezas actuales.

En este sentido deberás organizar muy bien el orden de lo que deseas comunicar. Lo más aconsejable es comenzar destacando los aciertos, las buenas decisiones que ha tomado, las ideas oportunas que ha tenido y felicitarle por su esfuerzo y dedicación. Tras este repaso positivo, se deberán revisar las debilidades que está teniendo con el fin de transformarlas en una oportunidad de mejora para sí mismo/a y para la organización.

4. Prioriza la transparencia y la comunicación constante

Tener objetivos específicos y expectativas claras hace que las personas tengan éxito. Es fundamental hablar con los/las trabajadores/as con frecuencia para asegurarse de que todos/as sepan cuál es su posición respecto a las metas de la compañía. La transparencia y la comunicación son fundamentales a nivel de equipo, ya que contribuyen a mantener una comunicación abierta en todas las direcciones creando y promoviendo una cultura colaborativa. Dar retroalimentación y gestionar personas es una tarea continua.

5. Se específico/a y no generalices

Cuanto más detalle puedas proporcionar, más sentido tendrá el mensaje. Es recomendable hacer referencia a comportamientos recientes y específicos, en lugar de supuestos e imprecisiones. Las generalizaciones suelen dan lugar a interpretaciones personales y malentendidos, que se deben evitar en la medida de lo posible. Se recomienda usar verbos y evitar los adjetivos para que el feedback suene lo más constructivo posible.

6. Escucha lo que la otra persona tenga que decir

Se atento/a y comprensivo/a. Comienza preguntando sobre sus funciones, pide que describan lo que creen que están haciendo bien y qué aspectos pueden mejorar para lograr un mejor desempeño de su puesto de trabajo.

Deja en todo momento claro que tu intención es ser su aliado/a en la búsqueda de alternativas que incrementen su potencial. Por ello, no debes imponer de manera rígida una serie de tareas con las que pueda no estar de acuerdo. Recuérdale sus expectativas y pídele que se comprometa a definir una serie de acciones de mejora.

7. Busca el lugar y momento adecuado

Para mantener una buena conversación es fundamental encontrar un espacio silencioso y tranquilo donde la persona que recibe el feedback esté concentrada. De esta forma la otra persona estará más receptiva y las críticas negativas se tomarán de mejor forma. Además, otro factor que hay que tener en cuenta es que, si le comentas el feedback en la oficina, delante de todo el equipo, el/la trabajador/a lo va a percibir como un ataque y se puede avergonzar, reaccionando de forma errónea y combativa.

También es importante evitar, en la medida de lo posible, dar feedback a alguien en un momento difícil, ya sea por un problema familiar o si se enfrenta a un momento de alta carga laboral. Posponlo las veces que haga falta hasta lograr que el ambiente sea el apropiado.

Estos son algunos de los consejos que te ayudarán a la hora de dar feedback a los/as trabajadores/as de tu organización. Nunca dejes de lado la retroalimentación, ya que ésta te ayudará a motivar a tu equipo y mejorar la comunicación interna de tu empresa. En Openmet People somos expertos en la gestión de personas y podemos ayudaros a mejorar la gestión de equipos, detectando las principales ineficiencias y guiándoos hacia una relación más positiva y productiva entre responsables y equipos.