Quan donar feedback? I Com fer-ho?
En aquest article et mostrem algunes claus per què la gestió del feedback es converteixi en un avantatge competitiu per a la teva organització
El feedback, potser, és un dels punts més crítics quan parlem de gestió de persones. És un element fonamental de les formacions en lideratge i és un dels factors més sensibles per les persones, i és que estem davant d’una situació que sembla que pugui resoldre’s amb una simple conversa entre cap i treballador/a, però la realitat ens diu que és més aviat un conjunt d’elements que necessiten una exquisida planificació, assertivitat i empatia per què tinguin els efectes desitjats per a totes dues parts.
Però,
Què és el feedback?
Denominem feedback al fet d’oferir informació sobre el resultat d’un procés o d’una part concreta d’una tasca a aquelles persones que l’han executat. Un procediment que pot donar-se després de realitzar una avaluació d’acompliment o també com a part d’un procés habitual de retroalimentació en el qual s’inclouen suggeriments, comentaris i altres mètriques.
El seu propòsit serà sempre el d’aportar informació per a reforçar la relació entre el/la treballador/a i l’empresa, així com garantir la consecució d’objectius.
En aquest sentit, el feedback és crucial per al creixement de la productivitat a les empreses i per al desenvolupament personal i professional de les persones que hi treballen, permetent-les millorar, detectar errors i punts forts. No obstant això, en alguns casos, els/les líders no donen el suficient feedback i, a l’hora de transmetre el missatge, el realitzen de forma incorrecta, enfocant-se només en els aspectes negatius.
Aquest procés de retroalimentació, si s’executa bé, té la capacitat d’enfortir les relacions del/la líder amb el seu equip ja que implica una interacció basada en una comunicació fluida i respectuosa que busca arribar a acords per a incidir de manera positiva en el desenvolupament i la millora contínua, tant de l’empresa com dels seus/ves treballadors/es.
En primer lloc, l’objectiu del feedback ha de ser sempre positiu, que serveixi d’incentiu per a mantenir, reforçar o millorar aspectes professionals. A més, servirà per a conèixer millor a l’altra persona i ajudar-la en el seu propi autoconeixement.
En segon lloc, és fonamental tenir molt clars els objectius pels quals s’ha de donar feedback, la qual cosa ajudarà a tenir una visió clara de cap a on s’ha d’enfocar el feedback i poder preparar-lo correctament. El feedback sempre ha de ser útil.
Després de revisar la importància del feedback i els avantatges que proporciona tant a l’empresa com als seus/ves treballadors/es, t’oferim
7 consells sobre com donar feedback d’una manera correcta, motivant a els/les treballadors/es a millorar.
1. Adopta un to professional
És totalment comprensible sentir molèstia si alguns/es treballadors/es o responsables no compleixen amb els objectius donats a causa de la mala execució de les tasques o fins i tot si arribessin a perjudicar la convivència a l’empresa. Compte amb el temperament, espera fins que estiguis prou calmat/da per a emetre comentaris adequats. No pots esperar que les persones estiguin obertes a les crítiques quan les culpabilitzen o avergonyeixen. A més, assegura’t d’oferir el feedback en privat i mai assenyalar amb el dit en públic.
2. Centra’t en el problema, no en la persona.
Aquest és un dels punts més importants. El feedback no pot ser utilitzat com un atac personal per a insistir en els errors i desmotivar al/la treballador/a. Es tracta d’abordar els comportaments que afecten a l’acompliment laboral ja que no es tracta del que la persona és, si no del que la persona fa. A més, és aconsellable no generalitzar, sinó acompanyar el missatge amb casos reals i argumentats.
3. Esmenta lo positiu primer
És important destacar, tant al principi com al final del feedback, els aspectes positius realitzats per la persona. Això ho esmentem ja que generalment s’obvia allò que es fa bé i només ens enfoquem en els aspectes a millorar, provocant així que el/la treballador/a deixi de costat fortaleses que ja practica, però que potser encara no té consolidades. El que desitges és que el/la treballador/a millori en allò que no domina, però mantenint les seves fortaleses actuals.
En aquest sentit hauràs d’organitzar molt bé l’ordre del que pretens comunicar. El més aconsellable és començar destacant els encerts, les bones decisions que ha pres, les idees oportunes que ha tingut i felicitar el seu esforç i dedicació. Després d’aquest repàs positiu, s’hauran de revisar les febleses que està tenint amb la finalitat de transformar-les en una oportunitat de millora per a ell/a mateix/a i per a l’organització.
4. Prioritza la transparència i la comunicació constant
Tenir objectius específics i expectatives clares fa que les persones tinguin èxit. És fonamental parlar amb els/les treballadors/es amb freqüència per a assegurar-se que tots/es sàpiguen quina és la seva posició respecte a les metes de la companyia. La transparència i la comunicació són fonamentals a nivell d’equip ja que contribueixen a mantenir una comunicació oberta en totes les direccions, creant i promovent una cultura col·laborativa. Donar retroalimentació i gestionar persones és una tasca contínua.
5. Sigues específic/a i no generalitzis
Quant més detall puguis proporcionar, més sentit tindrà el missatge. És recomanable fer referència a comportaments recents i específics, en lloc de supòsits i imprecisions. Les generalitzacions acostumen a desencadenar interpretacions personals i malentesos, que s’han d’evitar en la mesura que sigui possible. Es recomana fer servir verbs i evitar els adjectius perquè el feedback soni el més constructiu possible.
6. Escolta el que l’altra persona ha de dir
Sigues atent/a i comprensiu/va. Comença preguntant sobre les seves funcions, demana que descriguin el que creguin que estan fent bé i quins aspectes poden millorar per a aconseguir un millor acompliment del seu lloc de treball.
Deixa en tot moment clar que la teva intenció és ser el seu aliat/da en la cerca d’alternatives que incrementin el seu potencial. Per això, no has d’imposar de manera rígida una sèrie de tasques amb les quals pugui no estar d’acord. Recorda-li les seves expectatives i demana-li que es comprometi a definir una sèrie d’accions de millora.
7. Cerca el lloc i el moment adequat
Per a mantenir una bona conversa és fonamental trobar un espai silenciós i tranquil on la persona que rep el feedback estigui concentrada. D’aquesta manera l’altra persona estarà més receptiva i les crítiques negatives es prendran de millor manera. A més, un altre factor que cal tenir en compte és que, si li comentes el feedback a l’oficina, davant de tot l’equip, el/la treballador/a ho percebrà com un atac i es pot avergonyir, reaccionant de manera errònia i combativa.
També és important evitar, en la mesura del que sigui possible, donar feedback a algú en un moment difícil, ja sigui per un problema familiar o si s’enfronta a un moment d’alta càrrega laboral. Aplaça-ho les vegades que faci falta fins a aconseguir que l’ambient sigui l’apropiat.
Aquests són alguns dels consells que t’ajudaran a l’hora de donar feedback a els/as treballadors/as de la teva organització. Mai deixis de costat la retroalimentació, ja que aquesta t’ajudarà a motivar al teu equip i millorar la comunicació interna de la teva empresa. A Openmet People som experts en la gestió de persones i podem ajudar-vos a millorar la gestió d’equips, detectant les principals ineficiències i guiant-vos cap a una relació més positiva i productiva entre responsables i equips.
