La importància del clima laboral
Existeixen moltes i molt variades definicions sobre què és el clima laboral d’una empresa. Potser, la més senzilla i clarificadora és la que ens proporciona un dels majors especialistes en aquest camp, quan defineix el clima laboral (o clima organitzacional) com “La col·lecció i el patró de funcionament dels fatos de l’entorn organitzacional que generen motivació” (-“Leadership and organitzational climate”, Robert Stringer, 2002). D’acord amb aquesta definició, l’objectiu final que es busca amb el clima laboral és explicar els motius pels quals les persones que treballen en una organització es senten més o menys motivades quan exerceixen les seves obligacions professionals. Conèixer les causes subjacents de la motivació és molt important, perquè ens permetrà actuar sobre elles per augmentar la motivació de les persones. I el motiu per el qual a qualsevol empresa hauria d’interessar-li que les persones estiguin motivades és molt simple: tots els estudis certifiquen la forta relació existent entre la motivació dels empleats i els resultats de l’empresa.
Les empreses, i això és igualment vàlid tant per les PyMEs com per les grans empreses, han de mesurar i gestionar el clima laboral per aconseguir millors resultats econòmics. En el cas de les petites empreses, el factor humà sol ser encara més important, ja que en la majoria de casos no disposen del potencial econòmic, la inèrcia del mercat ni la marca associats a les grans corporacions.
Tal i com explicàvem abans, a més a més de mesurar el clima laboral, està clar que podem i hem d’intervenir en Ell per gestionar-lo, amb la intenció de modificar-lo de la manera que més ens convingui. Així doncs, una vegada tinguem els resultats que ens expliquin la situació actual, podrem planejar el “clima objectiu” que desitgem per el pròxim any, per després incidir en els factors determinants al llarg de l’exercici de manera que ens portin a l’objectiu previst. En anys successius adaptarem els objectius i corregirem el rumb a seguir d’acord amb l’avaluació de l’empresa. La metodologia de gestionar el clima laboral és semblant a la que utilitzarem per realitzar el pressupost econòmic del pròxim any, amb l’excepció que, en el cas del clima laboral, estarem tractant amb elements intangibles que no poden mesurar-se, interpretar-se ni manejar-se d’igual manera a la usada en la vesant “tangible” de l’empresa.
L’avaluació i gestió del clima laboral és, doncs, un component essencial per la correcta gestió de les empreses, i com a tal, és una part indispensable de les metodologies de gestió empresarial més reputades de l’actualitat (Balanced Scorecard, EFQM, etc…)
Les enquestes del clima laboral
El mètode més usat per avaluar el clima laboral implica l’ús d’enquestes als treballadors (a vegades també poden complementar-se amb entrevistes personals). Dissenyar i portar a terme les enquestes de clima laboral pot arribar a ser un tema complexa (requereix posseir coneixements sobre clima laboral, psicologia, estadística i metodologia d’enquestes), pel que en molts casos les empreses decideixen subcontractar la seva realització a empreses especialitzades en aquest tema que ja compten amb el know-how, eines i software necessaris per emprendre aquest tipus de projectes.
Un aspecte molt important a tenir en compte quan es realitza una enquesta de clima laboral és l’anonimat. La metodologia ha de permetre preservar l’anonimat de les persones enquestades, un factor indispensable si volem assegurar la màxima sinceritat en les respostes. La subcontractació d’empreses externes per la realització de les enquestes és en aquest cas una garantia d’anonimat addicional per els empleats.
En general, els qüestionaris de clima laboral acostumen a estar formats per els tres següents tipus de preguntes:
1-Preguntes demogràfiques i de segmentació: ens permeten adquirir informació sobre l’enquestat que farem servir posteriorment per enriquir l’anàlisi grupal dels resultats.
2-Preguntes de clima laboral: ens permeten valorar els factors determinants de la motivació. Aquesta és la part més crítica de les enquestes de clima, ja que han de contenir les preguntes precises que avaluen els factors adequats que formaran part del clima laboral de l’empresa. La majoria de les empreses que es dediquen a realitzar enquestes de clima ja compten amb patrons d’enquestes que adapten a la singularitat de les empreses clients.
3-Preguntes obertes: ens permeten adquirir un coneixement més qualitatiu del clima laboral, que ens ajudarà a modular els resultats obtinguts a través dels altres qüestionaris.
En moltes ocasions les empreses aprofiten la realització d’una enquesta de clima laboral per introduir en l’enquesta algunes preguntes que, tot i que no estan estrictament realacionades amb el clima laboral, també serviran a l’empresa per millorar la seva gestió organitzativa. Les enquestes de clima poden contenir amb freqüència preguntes i factors per avaluar la satisfacció dels empleats sobre varis departaments (per exemple, informàtica o recursos humans), o altres temes d’interès per a la companyia.
És important afrontar la realització d’una enquesta de clima laboral amb unes expectatives temporals clares del que representa un projecte d’aquest tipus. La duració d’un projecte d’avaluació del clima laboral rarament és inferior a un o dos mesos, ja que és necessari passar per diverses fases:
- Fase de disseny de l’enquesta: s’han de definir els factors, les preguntes, el tipus d’escala de respostes, la mostra (si és necessària), les variables de segmentació i el format de l’enquesta (per exemple, els temes d’anonimat). És també convenient dissenyar el quadre de comandament que l’empresa haurà d’utilitzar per gestionar el clima laboral. Aquest quadre de comandament descriu la relació que hi ha entre les preguntes i els factors que generen motivació.
- Fase de comunicació: definició i implementació de l’estratègia de comunicació als empleats. Aquesta fase és molt important per fer partícips als empleats del projecte de clima laboral. També permet maximitzar la participació en l’enquesta i eliminar les possibles reticències sobre l’anonimat.
- Fase de realització de l’enquesta: antigament únicament s’utilitzaven qüestionaris en paper. Avui en dia aquests estan sent progressivament reemplaçats per el format electrònic, que permet una major rapidesa, comoditat i estalvi de costos. El software d’enquestes actual permet combinar els qüestionaris en paper amb la captura de les dades a través d’Internet, creant llocs web per contestar els qüestionaris. Els treballadors poden accedir a aquests llocs web amb claus d’identificació privades, tant des del seu punt de treball com des de qualsevol punt d’accés a Internet.
- Fase d’anàlisi i comunicació de resultats: obtenció de resultats, generació d’informes i definició de l’estratègia a seguir. Una cop la direcció de l’empresa ja ha analitzat els resultats, es convenient comunicar els resultats globals a tots els treballadors. això permet implicar-los en el projecte de clima, cosa que repercutirà en una motivació addicional i possibilitarà una major participació en les enquestes futures.
Interpretació de resultats i gestió del clima
El software actual, a més a més d’automatitzar la realització de l’enquesta, permet la visualització immediata de resultats durant l’execució o al final de l’enquesta. Les estadístiques relacionades amb les respostes es computen automàticament, així com el quadre de comandament amb indicadors (els factors, calculats a partir de les respostes), que ens permeten obtenir una visió amb més valor afegit sobre els resultats. Les enquestes de clima poden arribar a tenir un número elevat de preguntes (moltes vegades al voltant de 80), cosa que fa difícil localitzar i visualitzar els possibles punts forts o dèbils del clima de l’empresa. En aquests casos és molt important disposar d’un sistema d’indicadors automatitzat que permetrà simplificar la visualització de resultats i millorar la gestió del clima.
La tecnologia actual també permet la generació automàtica d’informes (p.ej. en PDF) i l’anàlisi per segments de les dades, que permet comprendre les diferències entre grups, el que ens permet disseccionar els problemes o oportunitats. També ens permet visualitzar evolucions, que ens ajudaran a entendre si les estratègies que s’han seguit (per exemple una inversió en un determinat factor del clima que estava incorrecte l’any anterior) han sorgit efecte, i per tant, ha millorat la motivació del personal.
El software de clima laboral ha de garantir l’anonimat de les persones que han participat en l’enquesta. Això s’aconsegueix ocultant de manera automàtica la informació que podria posar en perill l’anonimat de les persones, permetent únicament la visualització de dades per sobre d’un umbral d’anonimat (per exemple, grups de més de 6 persones).
Tot això pot realitzar-se de manera còmode i a través d’Internet, sense necessitat d’instal·lar res als ordinadors de les empreses en les que es realitza el projecte de clima laboral.
A part de l’anàlisi de resultats a través del software, és important realitzar un anàlisi de dades qualitatiu que inclogui el contingut de les respostes obertes i càlculs estadístics ad-hoc. Aquest anàlisi qualitatiu és convenient que sigui realitzat conjuntament per l’staff directiu de l’empresa i per un expert en clima laboral, normalment d’una empresa externa. La participació de la direcció és necessària per situar els resultats en el seu context apropiat. L’expert en clima laboral aportarà el seu know-how de recursos humans, estadístic, estratègic i la possibilitat de comparar (benchmarking) els resultats amb altres casos i empreses, el que permetrà una comprensió i anàlisi més profunds dels factors motivacionals que hi ha darrera dels models de clima laboral. Ambdues parts podran dissenyar l’estratègia a seguir per aconseguir els objectius de clima laboral marcats de cara al futur.
Conclusió
El clima laboral, avui en dia, és un element indispensable en la planificació estratègica de les empreses, ja que permet gestionar la motivació dels empleats amb l’objectiu d’aconseguir millors resultats econòmics. Gracies a la tecnologia actual, que permet la realització d’enquestes amb un cost no massa elevat i la visualització dels resultats de manera fàcil i còmode, les enquestes de clima laboral cada vegada són més utilitzats per qualsevol tipus d’empreses.
Més informació sobre el clima laboral.
