El teletreball, va arribar per a quedar-se?, aquí t’expliquem algunes claus i tips per a la seva implementació
El teletreball a Espanya, com en molts països, era una cosa existent però poc estesa fins el 2020. L’arribada de la pandèmia del COVID-19 va implicar un fort confinament durant la primavera de 2020, generant un sobtat ascens del teletreball. Aquesta experiència col·lectiva ha canviat la visió en com es percep el teletreball com a societat i, amb això, molts plantegen que és un fenomen que ha arribat per a quedar-se. És això possible?
Ens trobem en un procés de profunda i ràpida transformació en la configuració de l’ocupació. Això ens porta a preguntar-nos en quina mesura estem preparats/des per aquest canvi i per descomptat a reflexionar sobre els efectes d’aquest nou paradigma a tots els àmbits de la societat.
Però que entenem per teletreball? Hauria, el concepte de teletreball, limitar-se al treball en el domicili, o incloure també altres llocs, com ara coworkings, biblioteques o cafeteries? És també teletreball el que es realitza una part de la jornada durant els viatges, com llegir i contestar correus al tren?
Al 2003, SIBIS (Statistical Indicators Benchmarking the Information Society) va definir quatre categories de teletreball: teletreball des del domicili, teletreball mòbil, teletreball per compte propi des de petites oficines situades o no en el domicili i teletreball realitzat des d’instal·lacions compartides, com a coworkings (Belzunegui-*Eraso i Erro-Garcés, 2020).
Més enllà de definicions, la realitat és que avui dia cada vegada hi ha més empreses disposades a apostar per la modalitat del teletreball, essent aquesta forma de treball més freqüent entre persones de 35 a 44 anys (INE,2021).
Durant la pandèmia, al 2020, la immensa majoria dels països han experimentat un fort increment del teletreball, arribant alguns països a nivells superiors o pròxims al 40%, com Luxemburg, Holanda, Suïssa o Finlàndia. En general, sembla apreciar-se una certa relació de la presència del teletreball amb el nivell de desenvolupament econòmic.
Però
de quins factors depèn l’extensió del teletreball?
La recerca destaca una sèrie de factors:
- Naturalesa del treball, és a dir, les característiques de les tasques que composen la feina, en relació amb la tecnologia existent.
- Nivell de digitalització d’empreses i llars. Competències digitals.
- Cultura organitzacional, autonomia i confiança per part dels/les líders cap a els/les treballadors/es.
- Qualitats personals.
- Voluntat dels agents implicats: treballadors/es i empreses.
Efectes del teletreball
No hi ha suficient evidència científica, de moment, que assenyali els efectes negatius del teletreball per a les persones, però el que sí que està comprovat és que els efectes tant positius com negatius, estan definits principalment per les circumstàncies personals de cada treballador/a.
Respecte els principals efectes del teletreball, destaquen el canvi en l’ús de l’espai, tant a nivell d’habitatges com d’oficines, la qual cosa genera canvis en els patrons de transport i amb tot això, es produeixen conseqüències com l’estalvi de costos, de temps o la reducció de la contaminació. D’altra banda, l’estalvi de temps obre nous espais per a la conciliació entre la vida laboral i la personal, si bé també pot produir-se un efecte invers pel fet de no poder separar amb la mateixa claredat l’espai professional i el personal.
Una dada interessant de l’enquesta de CCE (Cambra de Comerç d’Espanya) 2020, és que per al 53% de les persones enquestades, un dels avantatges més atractius del teletreball és passar més temps amb les seves famílies.
Els/les detractors/es del teletreball principalment assenyalen que aquest incrementa les hores de treball i disminueix la productivitat. Malgrat aquestes observacions, els estudis han demostrat que el teletreball no suposa un increment de la jornada laboral i que el nou model de treball híbrid no redueix la productivitat.
És interessant esmentar que l’extensió de les jornades laborals, assenyalada anteriorment, o les comunicacions fora de l’horari de treball, responen sempre a empreses amb uns certs tipus de cultura organitzacional que permeten i promouen aquests comportaments, independentment de si teletreballen o no doncs són situacions que han passat i continuaran passat, més enllà de la modalitat de treball que s’adopti.
Algunes dades:
Un estudi a Alemanya va mostrar que el 79% dels/les treballadors/es van declarar que el teletreball havia estat positiu per a la conciliació.
El teletreball també implica un clar estalvi per a les empreses, principalment, pel cost de l’espai de treball ja que implica altres costos associats com subministraments, manteniment o neteja, a més d’una altra sèrie de costos com viatges i dietes. La CCE (2020) estima que les empreses amb 100 treballadors/es que treballessin en remot dos dies i mig a la setmana estalviarien una mitjana de 1.350 euros per treballador/a a l’any.
El CIS (2020) mostra que l’experiència del teletreball a conseqüència de la pandèmia va ser en general positiva per a els/les treballadors/es, amb un 68,8% de persones enquestades que es van considerar satisfetes o molt satisfetes davant d’un 27,4% que es van considerar com a poc o gens satisfetes.
L’enquesta de la CCE (2020) mostra que entre els/les treballadors/es que podrien teletreballar totalment, un 47% desitjaria teletreballar el 100% de la jornada, un 32% desitjaria fer-ho un 75% del temps i un 21% el 50% del temps.
Amb tots aquests antecedents,
Si estàs pensant a adoptar la modalitat de teletreball a la teva empresa, para atenció a les següents claus:
1. Potència la confiança en el teu equip
La falta de confiança en el teu equip és un dels principals obstacles perquè el teletreball no funcioni com hauria de fer-ho.
Sense una relació de confiança entre el/la responsable i els/les treballadors/es, el teletreball està destinat al fracàs. Aquesta mentalitat negativista contra el teletreball prové de pensar que el treballador/a farà més el gandul i evitarà realitzar les seves tasques pel fet de treballar des de casa, sense confiar que pot fer el mateix o més sense necessitat d’estar a l’oficina.
Com pots potenciar la confiança en el teu equip?
- Assegura’t que les persones tenen a la seva disposició les eines necessàries perquè el treball tiri endavant: ordinador, Wifi i altres dispositius que utilitzen al seu lloc presencial.
- Respecta la manera en que cada persona es gestiona. És molt complicat respectar els horaris establerts a l’oficina, sobretot amb nens/es a casa, per la qual cosa cal ser comprensiu/va i deixar que cadascú s’adapti a la seva situació, sempre que compleixi amb les metes establertes.
- Dona feedback positiu. Reconeix el treball ben fet, els/les treballadors/es estaran més motivats/des i s’esforçaran molt més!
2. Estableix una jornada laboral:
La flexibilitat que ens permet el teletreball pot suposar un avantatge o un desavantatge: d’una banda, permet una major conciliació i per l’altre, pot generar efectes en la salut física i mental si es fan més hores de les establertes.
Un dels errors més freqüents és deixar tot a la improvisació sense organitzar cada jornada. Com pots evitar-ho?
- Planifica un horari que diferenciï temps destinat al treball i a l’oci.
- Planteja un horari fix diari i compleix-lo sempre que la teva situació ho permeti. És bo establir quan fer un descans o menjar.
- Optimitza el teu temps. La planificació és fonamental, marca’t objectius diaris i setmanals.
- Tingues unes rutines i horaris similars als que portaves en el teu treball presencial.
- No realitzis pauses per a menjar davant de l’ordinador.
- Apaga l’ordinador quan acabis la teva jornada. Això t’ajudarà a desconnectar i evitar pensar constantment en el treball.
El teletreball pot provocar-nos hiperconexió, per la qual cosa és imprescindible establir horaris.
3. Estableix objectius i metes
- Ara més que mai és important conèixer l’efectivitat de cada àrea de l’empresa per a veure el nivell real de productivitat que estem obtenint.
- Per a això, estableix una sèrie d’indicadors de rendiment o KPIs que mesurin l’efectivitat de les tasques com, per exemple:
- Temps mitjà per tasca.
- Qualitat.
- Rendiment.
- Cost.
- Taxa de treball.
4. Fomenta la comunicació
Cal continuar fomentant la comunicació interna entre tots els membres de l’equip.
La idea és realitzar reunions de manera periòdica amb tota la plantilla a una mateixa plataforma evitant que es perdi informació o que es dupliquin ordres.
- S’hauria de saber en quin punt es troba cada membre.
- S’hauria de redistribuir tasques antigues.
- S’haurien d’assignar les tasques noves en funció de les càrregues de treball.
Lo important és que no es perdi la proximitat i la cultura d’empresa que aporta el treball presencial. Totes les persones han de ser coneixedores de la mateixa informació.
5. Unifica les eines d’organització i gestió de projectes:
Amb el teletreball l’organització del temps i de les tasques és essencial.
Vols conèixer el nostre TOP 7 d’eines que t’ajudaran a planificar millor el teu treball? Recorda! Aquestes eines han de ser accessibles per a tot l’equip: totes les persones han de disposar dels programes necessaris per a estar connectades amb la resta sense necessitat d’estar assegudes a la taula de l’oficina:
- Todoist: gestor de tasques i projectes de manera senzilla, àgil i visual.
- Google Calendar: agenda/calendari electrònic que et permet sincronitzar els teus contactes de Gmail.
- OneDrive: servei d’allotjament d’arxius que pots compartir perquè tots/es tinguin accés a ells.
- GTD a través de Gmail: sistema per a organitzar llistes de tasques per context sense aclaparaments.
- RescueTime: aplicació per a saber en què inverteixo el meu temps i que haig de prioritzar.
- Trello: basat en la matriu d’Eisenhower. T’ajudarà a organitzar les teves tasques pendents i anar organitzant en funció de la importància/urgència.
- Microsoft Teams: plataforma de comunicació que combina xat, reunions i emmagatzematge d’arxius.
I vosaltres/as esteu pensant en implantar la modalitat de teletreball a la vostra empresa? O ja la implementeu i voleu saber com millorar-la? A Openmet People podem ajudar-vos a detectar les principals ineficiències o àrees de millora relacionades amb el teletreball, així com assessorar-vos en el seu pla de millora.
