Openmet, com avaluar el rendiment dels seus treballadors

Article publicat a la revista digital Monografías – 2005

OpenMet és la unió d’una plataforma d’enquestes i una eina de gestió. Amb OpenMet la seva empresa pot gestionar el rendiment professional de les persones amb el mateix rigor amb el qual gestiona altres elements com les ventes, els costos, etc. OpenMet li permet planificar les seves necessitats i estratègies per a l’exercici a partir d’objectius numèrics. Podrà mesurar els resultats dels seus plans d’acció, comprendre les causes de les desviacions, visualitzar les oportunitats de millora i reaccionar a temps.

1. Beneficis: Amb OpenMet vostè aconsegueix:

Comprendre les fonts i causes (coneixements, motivació, habilitats) per les qual una persona rendeix més o menys que una altra.
Detectar i explicar les causes de la falta de motivació d’un col·lectiu.
Proporcionar als comandaments tota la informació necessària per dirigir millor els seus equips.
Mesurar i seguir l’avaluació del rendiment de les persones, buscar oportunitats de millorar i anticipar possibles problemes.
Aconseguir un panell de control que li ajudi a prendre totes les decisions estratègiques sobre l’exercici.
Escoltar directament les preocupacions i inquietuds dels treballadors.
Comparar el rendiment de diferents grups per descobrir les bones pràctiques i traslladar-les a tota l’empresa.
Identificar fins a 6 components (amb els models estàndard) accionables per avaluar el rendiment de les persones.

2. Metodologia d’Avaluació de l’exercici:

El model estàndard per l’avaluació de l’exercici OpenMet Group és una proposta generalista que conté els indicadors fondamentals per la gestió de l’exercici en la majoria d’empreses. Els indicadors que s’obtenen es divideixen en 3 grans àries:

Coneixement
Motivació
Habilitats

a. Coneixements:

Formació: Indica la necessitat més o menys sentida per a les persones de preparació tècnica per desenvolupar la seva tasca.
Informació: Mesura l’existència del coneixement de dades operatives que l’empresa ha de facilitar al treballador perquè pugui realitzar eficaçment la seva tasca. Comprendre coses com: normes, objectius, polítiques, resultats de la seva pròpia feina, etc

b. Motivació:

Automotivació: Mesura la facultat que té la persona per sentir-se impulsada a l’acció. És la rapidesa i facilitat que té un individu per recuperar-se d’un “baixón” moral.
Motivació externa: Mesura la repercussió en la persona dels estímuls que venen del seu entorn professional i que impulsen l’individu a l’acció.

c. Habilitats:

Experiència pràctica: Mesura el grau de seguretat i mestratge adquirida a partir de la pràctica o a través d’un entrenament pràctic intens.
Medis i eines: Mesura l’existència dels medis, eines, ajudes, etc. Necessari per poder realitzar una activitat concreta.

Amb el mètode d’avaluació de l’exercici d’OpenMet, s’obtenen tots aquests indicadors a partir del compliment del qüestionari estàndard, que en la seva versió més compacta està compost per només 36 adjectius. El qüestionari està basat en l’ús de diferencials semàntics i les respostes es mesuren mitjançant l’aplicació d’escales de Likert amb 4 valors. Depenent de les característiques i el context de l’empresa a analitzar, poden eliminar-se modificar-se o afegir-se indicadors (i les preguntes que els componen) per adaptar el resultat final a les necessitats concretes de l’empresa.

3. Com funciona OpenMet?

Preguntar la opinió dels clients, treballadors i altres persones i analitzar els resultats és molt fàcil amb OpenMet. Són 5 senzills passos que faran que la seva empresa tingui informació actual i històrica per funcionar molt millor. En la majoria de les ocasions, i al contrari que fent servir altres softwares d’enquestes, es poden analitzar aquests 5 passos en menys de 15 minuts.

a. Elecció o creació del qüestionari:

Amb el Panell d’Administració d’OpenMet s’escull un qüestionari entre els que ja existeixen o bé es modifica o es crea un de nou utilitzant un full de càlcul i carregant-lo en el sistema. En la creació del qüestionari es defineix el tipus, l’aspecte i text de les preguntes, així com les seves valoracions numèriques i la seva relació amb els indicadors que es desitgi obtenir en el panell de control.

b. Preparació de l’enquesta:

Amb el Panell d’Administració d’OpenMet es defineix:

Quí respón els qüestionaris (disseny de la mostra, mida, etc.).
Qui pot veure els resultats.
Característiques de l’enquesta (per e-mail, a través del portal web, anònima amb clau, anònima infinita, auto-segmentació, etc.).

c. Prova i llançament de l’enquesta:

Després de verificar amb una prova que tot estigui bé, s’envien les enquestes per correu electrònic o es genera un portal web privat de recepció per les persones enquestades.

d.Recepció de respostes:

Fent servir un navegador d’Internet les persones enquestades poden:

– Accedir i contestar diversos qüestionaris a la vegada.

– Guardar els qüestionaris per completar i tornar a ells en qualsevol altre moment.

– Enviar els resultats quan es desitgi.

e.Visualització immediata de resultats i evolucions:

A mesura que les persones contesten es pot accedir de manera immediata als gràfics d’anàlisis de resultats:

– Càlcul immediat d’indicadors a partir de les respostes, amb la qual cosa es disposa d’un panell de control per veure els resultats globals amb una simple vista.

– Filtratge de dades per segments i accés a dades estadístiques completes.

– Ordenació per segments i accés a dades individuals.

– Anàlisis de l’avaluació de qualsevol element a través de varies enquestes.

– Comparació de resultats entre varies enquestes.

– Exportació dels resultats de l’enquesta.

– Fàcil enviament de reports electrònics amb els resultats.

4.Com s’instal·la?

OpenMet es ven en format d’accés remot o amb compra de llicències.

5.Grafic de funcionament:

CONCLUSIONS

Recordem que qualsevol tipus d’avaluació és de màxima importància a la nostra vida. Algunes vegades avaluem com ens comportem davant els nostres companys, la família, etc. I traiem conclusions que ens serveixen per tractar de millorar les nostres actituds. Quan som avaluats en el nostre lloc d’estudi o treball, els nostres superiors coneixen què i com estem fent una determinada feina, així com nosaltres sabem si el nostre esforç és l’indicat o si per el contrari hem de millorar.

L’Avaluació del Comportament té per objectiu poder fer una estimació quantitativa i qualitativa del grau d’eficàcia amb el qual les persones portin a terme les activitats, objectius i responsabilitats dels seus llocs de treball. Sorgeix com un sistema a través del qual, l’empresari pot apreciar la integració de les persones en els seus llocs, millorar l’actuació futura i amb això millorar, els resultats de l’empresa. L’avaluació del comportament constitueix el procés per el qual s’estima el rendiment global del treballador. La major part dels treballadors procura obtenir retroalimentació sobre la manera en la qual compleix les seves activitats i les persones que tenen al seu càrrec, la direcció d’altres treballadors han de desenvolupar el comportament individual per decidir les accions que han de prendre.

Per un supervisor, és de màxima importància avaluar als seus treballadors, ja que pot determinar errors i prendre mesures correctives i establir una comunicació més fluida i directa amb els seus subordinats. Així mateix, per els subordinats, als quals se’ls realitza l’avaluació, és de gran ajuda ja que coneixen els aspectes de comportament que l’empresa valora més en ells, coneixen quines són les expectatives del seu superior pel que fa a les fortaleses i debilitats en el desenvolupament del seu treball, saber quines mesures està prenent el supervisor per millorar el desenvolupament i el més important , serveix per adquirir un sistema d’autoavaluació i autocrítica per millorar el seu desenvolupament en la tasca que s’estigui realitzant. Per una empresa, els beneficis són que aquesta en condicions d’avaluar el potencial humà amb el qual conta i defineix què li està aportant cada treballador; així mateix pot indentificar aquelles persones que necessitin perfeccionar el seu funcionament i aquelles que puguin ser promogudes o transferides segons el seu comportament. I el més important, es milloren les relacions humanes en el treball al estimular la productivitat i les oportunitats per als subordinats. El desenvolupament d’una organització depèn en gran part del desenvolupament personal. Perquè es pugui determinar la contribució de cada individu a la organització, és necessari tenir en compte un programa formal d’avaluació amb els objectius clarament enunciats i un sistema ben organitzat per assolir-los.

Un programa d’avaluació està dissenyat per centrar l’atenció dels subordinats en el nivell de desenvolupament que s’espera d’ells, per proporcionar mesures del grau fins el qual arriben els seus nivells de desenvolupament esperats, i per comunicar-los aquesta informació, de manera que l’acceptin i la facin servir com a base per fer qualsevol canvi que sigui necessari en la seva realització. Quan no és possible esperar millores en el desenvolupament d’un individu, l’avaluació pot fer-se servir després per donar suport a qualsevol acció de personal que es prengui de manera correctiva.

El grau en el qual el programa d’avaluació del desenvolupament beneficia a la organització dependrà en gran part de la qualitat del mètode aplicat.

Poden utilitzar-se diversos mètodes, però l’èxit de qualsevol requereix del desenvolupament d’habilitats que no posseeixin la majoria dels individus sense un entrenament especial. Per tant, és essencial que el programa d’ensinistrament de tota empresa, inclogui ensenyament i pràctica en la conducció i aplicació d’instruments d’avaluació del desenvolupament.

Tot i que les avaluacions informals, basades en el treball diari, són necessàries però insuficients, contant amb un sistema formal i sistemàtic de retroalimentació, el departament de personal pot identificar als treballadors que compleixin o excedeixin l’esperat i els que no ho facin.

Així mateix, ajuda a avaluar els procediments de reclutament, selecció i orientació, inclús les decisions sobre les promocions internes, compensacions i altres més a l’àrea del departament de personal que depenen de la informació sistemàtica i ben documentada disponible sobre el treballador.

En resum es pot dir que l’avaluació de l’aturat és una apreciació del desenvolupament d’una persona en el càrrec el qual ha estat assignat, és útil per determinar si existeixen problemes referits a la supervisió del personal, en quant a la integració d’un treballador a la organització, a desacords, al desenvolupament del potencial d’un treballador, el qual podria desenvolupar-se millor en un altre càrrec, etc.

Per això, qui millor per realitzar una avaluació que el cap que se n’encarregui en el moment? Ell és qui coneix la seva gent, a qui tenen al voltant i com i quan li estan funcionant els seus treballadors; però aquesta tasca no pot realitzar-la només una persona, necessita un grup que l’ajudi a desenvolupar aquesta tasca. Aquest grup pot estar liderat per el mateix president dels encarregats directes de la direcció del personal de l’empresa.

Encara que l’avaluació del desenvolupament humà, pot efectuar-se mitjançant tècniques que poden variar notablement, no només d’una empresa a una altra, sinó dins d’una mateixa empresa, es tracti de nivells de personal diferents o de diverses àrees d’activitat. Generalment, el sistema d’avaluació del desenvolupament humà, serveix per determinar objectius traçats amb base a una política de recursos humans, així com aquestes varien d’acord amb l’empresa, no és estrany que cada empresa desenvolupi el seu propi sistema per mesurar el comportament dels seus treballadors.

Existeixen molts mètodes per realitzar una avaluació del desenvolupament en una empresa. Les tècniques d’avaluació, que conjuguen entrevistes i informes, poden dividir-se entre les basades en el desenvolupament durant el passat o en el futur.

L’aplicació de diversos mètodes es defineix segons el nivell i la posició dels càrrecs, amb freqüència les empreses utilitzen més d’un sistema d’avaluació. És relativament comú trobar empreses que desenvolupin sistemes específics conforme al nivell i a les àrees de distribució del seu personal (personal no qualificat, personal administratiu, supervisor, executiu, ventes). Cada sistema serveix per a determinats objectius específics i a determinades característiques de les diverses categories de personal.

Per sort en l’actualitat les organitzacions han donat un pas molt encertat, han començat a dissenyar els seus propis sistemes (per exemple OPENMET, és un sistema que permet mesurar o avaluar el desenvolupament), amb la finalitat que s’ajustin a la seva filosofia de treball.

Dins l’administració dels recursos humans, trobem el sistema d’avaluació del desenvolupament, el qual dissenyat correctament és una eina essencial per assolir moltes de les finalitats d’una organització. Tot i que, encara que no sigui difícil, no es tracta de donar el pas, sinó de donar-lo correctament.

Degut a que sempre ha estat una preocupació o més bé una necessitat, determinar com algú està desenvolupament un treball, què el motiva a realitzar-lo o perquè algunes persones realitzen millor una activitat que una altra. Aquests dubtes es poden aclarir si s’implanta, en el cas d’una organització, una correcta avaluació del desenvolupament.

Per tot l’exposat s’ha de tenir present que avaluar el desenvolupament del treballador no ha de ser considerat un exercici d’examen anual, ni un procediment per jutjar i sancionar, sinó fonamentalment ajudar, col·laborar i millorar les relacions humanes a l’empresa. És en definitiva, un anàlisi del passat, en el present, per un projecte de futur.

Més informació sobre Avaluació per competències.