A lo hora de poner en marcha un proyecto de clima laboral hay diversos puntos que hay que tener en cuenta para que el proyecto sea un éxito:
- Un modelo de clima laboral efectivo que esté contrastado
- Un buen asesoramiento para la confección del cuestionario
- Un benchmarking
- Una campaña de comunicación del proyecto
- Un sistema de explotación de datos potentes
- Unos reports con información exhaustiva y a la vez ejecutivos
- Todo ello con el apoyo de expertos en la gestión de este tipo de proyectos
Empezamos.
Comunicación en proyectos de clima laboral
En esta serie de artículos nos queremos centrar en las diversas fases de la campaña de comunicación:
- Fase inicial: presentación de proyecto
- Fase central: durante el periodo de recogida de datos
- Fase final: transmisión de los resultados y las decisiones
La fase inicial de la campaña de comunicación es el momento clave del proyecto. La difusión del proyecto y los objetivos del mismo son fundamentales para el éxito del mismo.
Nuestra recomendación es utilizar técnicas de marketing para que el proyecto tenga impacto dentro de la organización. Un buen inicio es “bautizar” el proyecto. Encuesta de clima laboral es un nombre poco atractivo para un proyecto y puede dar la sensación de ser un “encuesta más”. Hay que tener en cuenta que el proyecto no es una mera encuesta sino un proceso con un diagnóstico y con unas acciones relacionadas con este.
¿Qué se debe comunicar a los empleados? Mensajes
1. En empresas que realizan el estudio por primera vez:
- Exponer claramente que es un estudio de clima laboral y sus objetivos
- Dar visibilidad a los beneficios que puede aportar a la organización
- Si se trabaja con una consultora, presentarla y dar referencias sobre proyectos anteriores
- Presentar las 3 regla básicas de cualquier estudio de clima laboral: Honestidad, Participación y Anonimato
- ¡IMPORTANTE! Indicar que la encuesta será anónima y confidencial. El estudio se realiza sobre conjuntos no sobre individuos
- Indicar el modelo de cuestionario con el que se va a evaluar y sus apartados (segmentación, preguntas abiertas…)
- La modalidad de encuesta con la que se va a trabajar online, papel o mixto.
- En la modalidad online exponer como se garantizará el anonimato de dicha encuesta.
- Las fases para la recogida de datos
- El tiempo medio que se tardará en contestar el cuestionario
- Como se van a tratar los datos y los reportes. Confidencialidad, informes a dirección y jefes de departamento, etc.
- Datos de contacto para dudas, sugerencias o incidencias
- Cuáles serán las fases posteriores al diagnóstico
2. Para empresas que recientemente (1-2 años) han realizado un estudio de clima laboral:
Además de lo anterior hacer hincapié en las acciones que se realizaron posteriores a la encuesta pasada
Herramientas para comunicar en un proyecto de clima laboral
- Documentos digitales con los mensajes claves a comunicar sobre el proyecto
- Reuniones con Comité de Dirección. Suelen ser uniones muy útiles donde se hace hincapié en el modelo con el que se va a trabajar y las fases del proyecto
- Reuniones mandos intermedios. En empresas grandes y medianas que los mandos intermedios se involucren en el proyecto suele ser muy ventajoso. En dichas reuniones se suelen exponer los mensajes claves del proyecto, se presenta al jefe de proyecto que está presente junto con RRHH o Dirección de la empresa y se da un turno de preguntas
- Reuniones con grupo de empleados. En empresas con un número reducido de empleados se puede presentar el proyecto a toda la organización. Con el mismo formato que el punto anterior
- Cartas dirigidas de Dirección. También exponiendo los mensajes claves.
- Cartelería digital. Utilizar cartelería personalizada ayuda a difundir el mensaje. Muy útil para empresas de tamaño medio y grande
- Videos infográficos con los mensajes claves. Videos preparados exclusivamente para cada empresa.
En el punto siguiente hablaremos de la fase central, el periodo de recogida de datos.
Más información sobre clima laboral.
