El teletrabajo, ¿llegó para quedarse?, aquí te contamos algunas claves y tips para su implementación
El teletrabajo en España, como en muchos países, era algo existente pero poco extendido hasta 2020. La llegada de la pandemia del Covid-19 implicó un severo confinamiento durante la primavera de 2020 generando un súbito ascenso del teletrabajo. Esta experiencia colectiva ha cambiado la visión en que percibimos el teletrabajo como sociedad y con ello, muchos plantean que es un fenómeno que ha llegado para quedarse ¿Es esto posible?
Nos encontramos en un proceso de profunda y rápida transformación en la configuración del empleo. Esto nos lleva a preguntarnos en qué medida estamos preparados/as para este cambio y por supuesto a reflexionar sobre los efectos de este nuevo paradigma en todos los ámbitos de la sociedad.
¿Pero que entendemos por teletrabajo? ¿Debe el concepto de teletrabajo limitarse al trabajo en el domicilio, o incluir también otros lugares, como coworkings, bibliotecas o cafeterías?, ¿Es también teletrabajo el realizado durante parte de la jornada durante los viajes, como leer y contestar correos en un tren?
En 2003, SIBIS (Statistical Indicators Benchmarking the Information Society) definió cuatro categorías de teletrabajo: teletrabajo desde el domicilio, teletrabajo móvil, teletrabajo por cuenta propia desde pequeñas oficinas situadas o no en el domicilio y teletrabajo realizado desde instalaciones compartidas, como coworkings (Belzunegui-Eraso y Erro-Garcés, 2020).
Más allá de definiciones, la realidad es que hoy en día cada vez hay más empresas dispuestas a apostar por la modalidad del teletrabajo, siendo este modo de trabajo más frecuente entre personas de 35 a 44 años (INE,2021).
Durante la pandemia, en 2020, la inmensa mayoría de los países han experimentado un fuerte incremento en el teletrabajo, alcanzando algunos países niveles superiores o cercanos al 40%, como Luxemburgo, Holanda, Suiza o Finlandia. Por lo general parece apreciarse una cierta relación de la presencia del teletrabajo con el nivel de desarrollo económico.
Pero
¿de qué factores depende la extensión del teletrabajo?
La investigación destaca una serie de factores:
- Naturaleza del trabajo, es decir, las características de las tareas que componen las ocupaciones, en relación con la tecnología existente.
- Nivel de digitalización de empresas y hogares. Competencias digitales.
- Cultura organizacional, autonomía y confianza de parte de los/las líderes hacia los/las trabajadores/as.
- Cualidades personales.
- Voluntad de los agentes implicados: trabajadores/as y empresas.
Efectos del teletrabajo
No hay suficiente evidencia científica, de momento, que señale los efectos negativos del teletrabajo para las personas, pero lo que sí está comprobado, es que los efectos tanto positivos como negativos, están mediados principalmente por las circunstancias personales de cada trabajador/a.
Respecto a los principales efectos del teletrabajo, destacan el cambio en el uso del espacio, tanto a nivel de viviendas como de oficinas, lo que genera cambios en los patrones de transporte y con ello, se producen consecuencias como el ahorro de costes, de tiempo o la reducción de la contaminación. A su vez, el ahorro de tiempo abre nuevos espacios para la conciliación entre la vida laboral y personal, si bien también puede producirse un efecto inverso, al no poder separar con la misma claridad el espacio profesional y el personal.
Un dato interesante de la encuesta de CCE (Cámara de Comercio de España) 2020, es que para el 53% de los encuestados/as una de las razones más atractivas del teletrabajo es pasar más tiempo con sus familias.
Los/as detractores/as del teletrabajo principalmente señalan que éste incrementa las horas de trabajo y disminuye la productividad. A pesar de estas observaciones, los estudios han demostrado que el teletrabajo no supone un incremento de la jornada laboral y que el nuevo modelo de trabajo híbrido no reduce la productividad.
Es interesante mencionar que la extensión de las jornadas laborales, señalada anteriormente, o las comunicaciones fuera del horario de trabajo, responden siempre a empresas con ciertos tipos de cultura organizacional que permiten y promueven estos comportamientos, independiente si se teletrabaja o no, son situaciones que han ocurrido y seguirán ocurriendo, más allá de la modalidad de trabajo que se adopte.
Algunos datos:
Un estudio en Alemania mostró que el 79% de los/las teletrabajadores/as declararon que el teletrabajo había sido positivo para la conciliación.
El teletrabajo también implica un claro ahorro para las empresas, principalmente por el coste del espacio de trabajo ya implica otros costes asociados como suministros, mantenimiento o limpieza, además de otra serie de costes como viajes y dietas. CCE (2020) estima que las empresas con 100 trabajadores/as que trabajaran en remoto dos días y medio a la semana ahorrarían una media de 1.350 euros por trabajador/a al año.
El CIS (2020) muestra que la experiencia del teletrabajo a consecuencia de la pandemia fue por lo general positiva para los/las trabajadores/as, con un 68,8% de encuestados/as que se consideró como satisfecho/a o muy satisfecho/a frente a un 27,4% que se consideró como poco o nada satisfecho/a.
La encuesta de CCE (2020) muestra que entre los/las trabajadores/as que podrían teletrabajar totalmente, un 47% desearía teletrabajar el 100% de la jornada, un 32% desearía hacerlo un 75% del tiempo y un 21% el 50% del tiempo.
Con todos estos antecedentes,
Si estás pensando en adoptar la modalidad de teletrabajo en tu empresa, presta atención a estas claves:
1. Potencia la confianza en tu equipo
La falta de confianza en tu equipo es uno de los principales obstáculos para que el teletrabajo no funcione como debería.
Sin una relación de confianza entre el/la responsable y los/las trabajadores/as, el teletrabajo está destinado al fracaso. Esta mentalidad negativista contra el teletrabajo proviene de pensar que el trabajador/a va a vaguear más y escaquearse de sus tareas al trabajar desde casa, sin confiar en que puede hacer lo mismo o más sin necesidad de estar en la oficina.
¿Cómo puedes potenciar la confianza en tu equipo?
- Asegúrate de que las personas tienen a su disposición las herramientas necesarias para que el trabajo salga adelante: ordenador, WiFi y demás dispositivos que utilizan en su puesto presencial.
- Respeta la manera en que cada persona se gestiona. Es muy complicado respetar los horarios establecidos en la oficina, sobre todo con niños/as en casa, por lo que hay que ser comprensivo/a y dejar que cada uno se adapte a su situación, siempre que cumpla con las metas establecidas.
- Da feedback positivo. Reconoce el trabajo bien hecho, ¡los/las trabajadores/as estarán más motivados/as y se esforzarán mucho más!
2. Establece una jornada laboral:
La flexibilidad que nos permite el teletrabajo puede ser un arma de doble filo: por un lado, permite mayor conciliación y por otro, puede generar efectos en la salud física y mental si hacemos más horas de las permitidas.
Uno de los errores más frecuentes es dejar todo a la improvisación sin organizar cada jornada. ¿Cómo puedes evitarlo?
- Planifica un horario que diferencie tiempos destinados al trabajo y al ocio.
- Plantea un horario fijo diario y cúmplelo siempre que tu situación lo permita. Es bueno establecer cuándo hacer un descanso o comer.
- Optimiza tu tiempo. La planificación es fundamental, márcate objetivos diarios y semanales.
- Ten unas rutinas y horarios similares a los que llevabas en tu trabajo presencial.
- No realices pausas para comer delante del ordenador.
- Apaga el ordenador al terminar tu jornada. Esto te ayudará a desconectar y evitar pensar constantemente en el trabajo.
El teletrabajo puede provocarnos hiperconexión, por lo que es imprescindible establecer horarios.
3. Establece objetivos y metas
- Ahora más que nunca es importante conocer la efectividad de cada área de la empresa para ver el nivel real de productividad que estamos obteniendo.
- Para ello, establece una serie de indicadores de rendimiento o KPIs que midan la efectividad de las tareas como, por ejemplo:
- Tiempo medio por tarea.
- Calidad.
- Rendimiento.
- Coste.
- Tasa de trabajo.
4. Fomenta la comunicación
Hay que seguir fomentando la comunicación interna entre todos los miembros del equipo.
La idea es realizar reuniones de forma periódica con toda la plantilla en una misma plataforma evitando que se pierda información o que se dupliquen órdenes.
- Se debería saber en qué punto se encuentra cada miembro.
- Se deberían reubicamos tareas antiguas.
- Se deberían asignamos tareas nuevas en función de las cargas de trabajo.
Lo importante es que no se pierda la cercanía y la cultura de empresa que aporta el trabajo presencial. Todas las personas deben ser conocedoras de la misma información.
5. Unifica las herramientas de organización y gestión de proyectos:
Con el teletrabajo la organización del tiempo y de las tareas es esencial.
¿Quieres conocer nuestro TOP 7 de herramientas que te ayudarán a planificar mejor tu trabajo? ¡Recuerda! Estas herramientas tienen que ser accesibles para todo el equipo: todas las personas deben disponer de los programas necesarios para estar conectadas con el resto sin necesidad de estar sentadas en la mesa de la oficina:
- Todoist: gestor de tareas y proyectos de manera sencilla, ágil y visual.
- Google Calendar: agenda / calendario electrónico que te permite sincronizar tus contactos de Gmail.
- OneDrive: servicio de alojamiento de archivos donde puedes compartir con tu plantilla para que todos tengáis acceso a ellos.
- GTD a través de Gmail: sistema para organizar listas de tareas por contexto sin agobios.
- RescueTime: aplicación para saber en qué invierto mi tiempo y que debo priorizar.
- Trello: basado en la matriz de Eisenhower. Te ayudará a organizar tus tareas pendientes e ir tachando según importancia/urgencia.
- Microsoft Teams: plataforma de comunicación que combina chat, reuniones y almacenamiento de archivos.
Y vosotros/as ¿estáis pensando en implantar la modalidad de teletrabajo en vuestra compañía? O ¿ya la implementáis y queréis saber cómo mejorarla? En Openmet People podemos ayudarte a detectar las principales ineficiencias o áreas de mejora relacionadas con el teletrabajo, así como asesorarte en su plan de mejora.
